【送付前の注意点】信書について

そもそも信書とは？

信書とは、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」です。

信書の主要な特徴は、内容が個人的または秘密情報を含むことです。
通常、信書は封筒に入れて送られ、受取人以外の人が中身を見ることは法的に認められていません。

これは、情報のプライバシーや秘密を守るためです。そのため、信書は個人のプライバシーを尊重し、安全に情報を伝達するための重要な手段となっています。

具体例と共にわかりやすく解説

信書に該当するかどうかの判断基準の一つは、「特定の受取人に向けた文言が含まれているか」です。

例えば、手紙や書類に「〇〇様へ」という宛名が記載されている場合、これはその個人に向けたコミュニケーションとして信書に該当します。

また、「〇〇担当者様へ」といった職務関連の指名がある場合も、信書とみなされることが多いです。

次に、「受取人が自分が該当者であると認識できる」文言が含まれている場合も、信書に該当します。これは名前が直接記載されていなくても当てはまります。

例えば、「12月誕生日の方への特別割引のご案内」といったメッセージは、特定の対象者（この場合は12月に誕生日を迎える人）に向けているため、信書と見なされる可能性があります。

一方で、個人名や特定のグループを指名しない一般的な広告や、誰にでも開かれた公開情報を含む書類は信書には含まれません。

たとえば、「新商品のお知らせ」や「セール情報」など、一般的な宣伝材料は特定の個人に向けたものではないため、信書には当てはまらないと考えられます。

このように、信書かどうかを判断する際は、文書が特定の個人または特定のグループに明確に向けられているかどうかが重要なポイントとなります。

個人に直接関連する情報や、特定の人物やグループに向けたコミュニケーションを含む場合は信書として扱われることが一般的です。

信書に該当する文章・しない文章

＜信書に該当する文書＞

■書状

■請求書の類
【類例】納品書、領収書、見積書、願書、申込書、申請書、申告書、依頼書、契約書、照会書、回答書、承諾書、◇レセプト（診療報酬明細書等）、◇推薦書、◇注文書、◇年金に関する通知書・申告書、◇確定申告書、◇給与支払報告書

■会議招集通知の類
【類例】結婚式等の招待状、業務を報告する文書

■許可書の類
【類例】免許証、認定書、表彰状
※カード形状の資格の認定書なども含みます。

■証明書の類
【類例】印鑑証明書、納税証明書、戸籍謄本、住民票の写し、◇健康保険証、◇登記簿謄本、◇車検証、◇履歴書、◇給与支払明細書、◇産業廃棄物管理票、◇保険証券、◇振込証明書、◇輸出証明書、◇健康診断結果通知書・消防設備点検表・調査報告書・検査成績票・商品の品質証明書その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書

■ダイレクトメール
・文書自体に受取人が記載されている文書
・商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章

＜該当しない文書＞

■書籍の類
【類例】新聞、雑誌、会報、会誌、手帳、カレンダー、ポスター、◇講習会配布資料、◇作文、◇研究論文、◇卒業論文、◇裁判記録、◇図面、◇設計図書

■カタログ

■小切手の類
【類例】 手形、株券、◇為替証書

■プリペイドカードの類
【類例】 商品券、図書券、◇プリントアウトした電子チケット

■乗車券の類
【類例】 航空券、定期券、入場券

■クレジットカードの類
【類例】 キャッシュカード、ローンカード

■会員カードの類
【類例】 入会証、ポイントカード、マイレージカード

■ダイレクトメール
・専ら街頭における配布や新聞折り込みを前提として作成されるチラシのようなもの
・専ら店頭における配布を前提として作成されるパンフレットやリーフレットのようなもの

■その他
◇説明書の類（市販の食品・医薬品・家庭用又は事業用の機器・ソフトウェアなどの取扱説明書・解説書・仕様書、定款、約款、目論見書）、◇求人票、◇配送伝票、◇名刺、◇パスポート、◇振込用紙、◇出勤簿、◇ナンバープレート

最後に

信書の誤送付は郵便法違反になる可能性がありますので、特に注意が必要です。

「中身に名前が記載されているかどうか」が基本的な判断基準ですが、信書の判定は時に複雑です。

もし、送付予定の内容が信書に該当するかどうか不明な場合、「賢者のDM」が専門的なサポートを提供します。私たちは、信書の判断や最適な送り方の提案を行い、お客様のニーズに合わせたサービスを提供します。

送り方に迷ったり、不明点がある場合は、ぜひ「賢者のDM」にご相談ください。安心して適切な方法でお送りいただけるようサポートいたします。